Praca grupowa jest niezbędna w przedsiębiorstwach szczególnie przy realizowaniu różnego rodzaju projektów . Czasami „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań za pomocą poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero przy użyciu nowoczesnych programów komputerowych menedżerowie mogą wydajniej zaplanować pracę, sprawniej przydzielać zadania a w efekcie zrealizować założenia projektu terminowo. Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przeanalizować swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja posiada moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło dające dostęp do aplikacji i jej modułów, daje określone uprawnienia a także przydziela zadania do wykonania . Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest także komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania raportów określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych wykonawców. Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.